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Mes conseils pour s'organiser au mieux et ne pas se laisser déborder.

conseils ranger ses papiers
Nous avons vite fait de nous laisser déborder par la paperasse, entasser le courrier même pas ouvert quelquefois, entasser le courrier ouvert et le poser sur un coin du bureau, ouvrir son courrier et se dire : "Tiens, c'est une facture à payer, j'ai le temps, l’échéance n'est pas tout de suite... Je la paierai plus tard. Je pose cette facture dans ma pile de papiers sur le coin de mon bureau..."
Mais cette facture une fois que vous aurez mis le nez dessus plusieurs jours ou semaines après l'avoir réceptionnée... certainement lorsque vous aurez décidé de ranger votre pile de papiers... et bien l'échéance sera sans doute passée !
Trier ses papiers

Voici donc quelques conseils :

  1. Tout d'abord, je dirais RESTEZ-FOCUS !! C'est bien beau, mais que signifie RESTEZ-FOCUS !? Cela veut dire ne pas se détourner de son objectif principal. En gros, ne pas se laisser distraire. Restez bien ancrés dans le moment présent... ici et maintenant ! Exemple ici : vous avez décidé de ranger vos papiers et de mieux vous organiser, RESTEZ-FOCUS là-dessus, du moins le temps d'avoir terminé cette tâche.
  2. Bloquer dans votre agenda un créneau par semaine pour trier, ranger vos papiers...  Exemple : Vendredi 23 février de 18 h 00 à 19 h 00 > Rangement et tri de mes papiers et de mon bureau. Fixez-vous un RV avec vous-même et notez-le dans votre agenda !!  Et au fur et à mesure, vous verrez que cela deviendra une habitude pour vous, une routine hebdomadaire, quotidienne ou mensuelle, comme bon vous semble !
  3. Certains documents ne demandent pas d'actions particulières (résultats de prise de sang...), il suffit de les ranger au bon endroit. Personnellement, moi, j’utilise des dossiers suspendus ainsi que des classeurs thématiques. Dans mon bureau, j'ai bien séparé dans mon armoire de classement : un coté personnel (documents personnels : assurance maison, santé, voiture, crédit...) et un côté professionnel (factures clients, factures fournisseurs, devis clients, prospection...) comme ça, pas de risque de se tromper et cela va beaucoup plus vite pour ranger !
  4. Surtout jetez les documents dont vous savez qu'ils ne vous serviront à rien. "Jeter les papiers inutiles, c'est aussi ne pas s'encombrer l'esprit de choses inutiles !" - Maud Biret-.
  5. Optez pour la dématérialisation de certains documents : un exemple, on reçoit la plupart du temps nos relevés bancaires par internet et ils sont disponibles via notre espace bancaire... Pourquoi donc les imprimer !!?? C'est inutile.
  6. Profitez de chaque fin d'année pour archiver vos documents dans des boîtes à archives bien étiquetées
carnet à idées

 D'autre part, si vous êtes comme moi à avoir sans cesse des idées et vouloir les écrire... sur des feuilles volantes bien souvent... qui s'entassent et parmi toutes ces feuilles volantes au final, vous ne vous y retrouvez pas.

" Mince, où est la feuille volante où j'ai noté cette idée hyper importante que j'ai eue la dernière fois !! ".

Comme moi, optez pour un cahier unique. Moi, j'ai opté pour le cahier en photo sur votre gauche "Bright ideas"... Du coup, tout est réuni dedans, dans un seul cahier ! Plus besoin de chercher parmi toutes les feuilles volantes et le must est d'insérer au début de ce cahier 2 à 3 pages de sommaire.

Voici la liste des documents avec la durée pendant laquelle vous devez les garder :

conservation des documents papiers
Organisateur de bureau Ikéa

 

Possibilité également d'opter pour un "organisateur de bureau" mural ou qui se clipse à votre bureau.

Le mien (photo sur votre gauche) vient tout droit d'IKEA, mais au moins tout est concentré dessus : trombones, post-it, carnet idées, lettres à envoyer, tampons professionnels... ...

 

Voici un exemple d'une mine d'articles à prix abordables pour mieux vous organiser :

http://www.ikea.com/fr/fr/catalog/categories/business/10551/

 

Après tous ces conseils, il est grand temps de s'y mettre... et pas de procrastination !!!

Finalement, c'est comme tout, c'est la régularité et l'autodiscipline qui vous permettra de rester organisé(e)s.

Maud BIRET - Votre secrétaire freelance à la carte

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